Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Ääniartistien liitto ry (Y-tunnus 3469830-4), Helsinki.
Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: jäsenasiat, jasenasiat@aaniartistit.fi.

2. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi

Jäsenhakemukset ja jäsenrekisteri

Hakemuslomakkeella annetut tiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero, kokemus ja tuotannot) käsitellään jäsenyyden hakemista ja hyväksymistä varten. Hyväksytyistä jäsenistä pidetään jäsenrekisteriä (nimi, sähköposti, puhelinnumero, jäsenmaksun tila ja jäsensivujen tunnus). Peruste: jäsenyys ja yhdistyslain velvoite pitää jäsenluetteloa.

Jäsensivujen tunnus

Jäsenelle luodaan tunnus jäsensivuille, kun hallitus hyväksyy jäsenyyden. Tallennamme sähköpostiosoitteen, kirjautumistiedot ja viimeisimmän kirjautumisen ajan. Peruste: jäsenyys.

Ääninäyteprofiili (julkinen)

Jäsen voi halutessaan julkaista liiton sivuilla esittelyprofiilin. Kaikki profiilin tiedot ovat vapaaehtoisia: nimi, kuva, ääninäytteet, äänen kuvaus (esim. sukupuoli, äänen ikä ja väri), kielet, murteet, koulutus, esittely, valitut työt, linkit sekä halutessaan julkinen sähköposti tai puhelinnumero. Profiili näkyy julkisesti vain, kun jäsen on itse valinnut sen näkyviin, hyväksynyt julkaisun ja jäsenmaksu on maksettu. Peruste: jäsenen suostumus, jonka voi perua milloin tahansa piilottamalla profiilin tai pyytämällä sen poistamista.

Yhteydenotot profiilin kautta

Profiilin yhteydenottolomakkeella tai projektisivulla lähetetty viesti välitetään sähköpostitse jäsenelle (tai jokaiselle valitulle jäsenelle erikseen) niin, että jäsenen yksityinen sähköpostiosoite ei näy lähettäjälle. Kun lähetät viestin ensimmäistä kertaa, vahvistat sähköpostiosoitteesi viestiin tulevalla linkillä. Siihen asti pyyntö (yhteystietosi, viesti ja palkkiolaskelma) säilytetään enintään 24 tuntia, ja se poistetaan heti vahvistuksen jälkeen. Vahvistuksen jälkeen selaimeesi tallennetaan tunniste, jolla saman osoitteen pyynnöt lähtevät ilman uutta vahvistusta; palvelimella säilytetään sähköpostiosoitteesi ja tunnisteen tiiviste 90 päivää. Liitto ei tallenna välitettyjen viestien sisältöä. Projektisi (valitut artistit ja palkkiolaskelma) säilyy vain omassa selaimessasi. Väärinkäytösten estämiseksi tallennamme lokin (vastaanottava jäsen, aika ja välityksen tulos), joka poistetaan 12 kuukauden kuluttua. Lähetysmäärien rajoittamiseen käytetään IP-osoitteesta ja sähköpostiosoitteesta laskettua tiivistettä, joka poistetaan vuorokauden kuluessa. Peruste: oikeutettu etu (palvelun turvallisuus).

3. Käsittelijät ja tietojen sijainti

• Google Firebase (Google Ireland Ltd): sivuston ylläpito, tietokanta, tiedostot ja kirjautuminen. Tietokanta ja tiedostot sijaitsevat Suomessa (europe-north1). Google voi käsitellä tietoja myös EU:n ulkopuolella EU:n vakiosopimuslausekkeiden perusteella.
• Brevo (Sendinblue SAS, Ranska): sähköpostiviestit ja jäsenrekisterin sähköpostilistat.
• Holvi (Holvi Payment Services Oy): jäsenmaksujen laskutus.

Sivusto käyttää Google Fontsin kirjasimia, jolloin selaimesi IP-osoite välittyy Googlelle kirjasinten lataamisen yhteydessä. Jäsen- ja hallintasivuilla kirjautumistieto tallennetaan selaimen omaan muistiin.

4. Analytiikka ja tilastot

Google Analytics 4 otetaan käyttöön vain, jos hyväksyt analytiikan sivun alalaidan ilmoituksessa. Se asettaa evästeitä ja kertoo meille esimerkiksi, mitä sivuja katsotaan, millä hakuehdoilla ääninäytteitä etsitään ja kuinka usein näytteitä kuunnellaan. Emme lähetä Googlelle nimiä, sähköpostiosoitteita tai viestien sisältöä, emmekä käytä mainonnan tai Google-signaalien ominaisuuksia. Tiedot säilyvät Googlella 14 kuukautta. Voit muuttaa valintaasi milloin tahansa alatunnisteen kohdasta Evästeasetukset. Peruste: suostumus.

Jäsenten omat luvut. Laskemme ääninäyteprofiilien katselut, näytteiden kuuntelut ja välitetyt viestit, jotta jäsen ja liitto näkevät profiilin kiinnostavuuden. Laskenta ei käytä evästeitä: samasta IP-osoitteesta lasketaan yksi katselu tai kuuntelu vuorokaudessa, ja IP-osoitteesta laskettu tiiviste poistetaan vuorokauden kuluessa. Tallennamme vain lukumäärät. Peruste: oikeutettu etu.

5. Säilytys

Jäsenrekisterin tietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja sen päätyttyä niin kauan kuin kirjanpito- ja yhdistyslaki edellyttävät. Hylätyt hakemukset poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käsittelyyn. Julkinen profiili piilotetaan heti, kun jäsenyys tai jäsenmaksu päättyy, ja profiili, kuvat ja ääninäytteet poistetaan pyynnöstä tai viimeistään vuoden kuluttua jäsenyyden päättymisestä.

6. Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tietää, mitä tietoja sinusta käsitellään, sekä oikeus pyytää tietojen oikaisua tai poistamista, käsittelyn rajoittamista ja tietojen siirtämistä, vastustaa käsittelyä sekä perua antamasi suostumus. Pyynnöt: jasenasiat@aaniartistit.fi. Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).